Bagaimana melakukan konferensi yang efektif

Dalam lingkungan ilmiah dan bisnis, konferensi adalah salah satu cara komunikasi yang paling efektif. Peristiwa semacam itu memungkinkan Anda untuk merangkum akumulasi pengalaman tentang topik-topik yang menarik, untuk berkenalan dengan perkembangan baru dalam industri, untuk membangun hubungan yang menarik. Sebagai aturan, konferensi bersifat berskala besar, dan karenanya membutuhkan persiapan yang matang.

Anda akan membutuhkannya

• - tempat;

• - mikrofon;

• - proyektor video;

• - alat tulis;

• - air dan makanan ringan.

Instruksi manual

1

Buat rencana konferensi. Ini harus mencakup tujuan dan sasaran, jadwal laporan, jumlah peserta, bahan yang diperlukan dan sumber daya teknis, perkiraan untuk acara tersebut.

2

Tentukan tempat dan waktu konferensi. Pilih kamar yang luas yang dapat menampung sejumlah besar tamu. Cari tahu sebelumnya apakah mungkin untuk menghubungkan peralatan yang diperlukan di ruangan ini. Untuk saat ini, pastikan untuk memperhitungkan minat dan pekerjaan para peserta. Misalnya, konferensi siswa, yang dijadwalkan Jumat malam, dapat menyebabkan sikap yang sangat negatif, karena kaum muda terbiasa beristirahat atau pulang pada saat ini.

3

Pelajari secara rinci topik konferensi. Ini diperlukan untuk menentukan relevansi dan signifikansi ilmiah dari laporan. Untuk menjadikan konferensi ini dinamis dan tidak membosankan, pertimbangkan isu-isu yang tajam, sedikit dipelajari dan kontroversial. Undang pembicara untuk merumuskan pandangan mereka tentang masalah yang dipilih.

4

Buat jadwal presentasi pembicara. Alokasikan 30-40% dari waktu untuk laporan sendiri, dan curahkan sisanya untuk diskusi. Ini adalah debat yang hidup dan menarik yang membuat konferensi ini efektif. Buat peraturan sedemikian rupa sehingga satu masalah masuk secara logis ke masalah berikutnya dan menjadi pokok diskusi.

5

Jaga basis material dan teknis. Anda mungkin memerlukan papan tulis interaktif, proyektor dengan layar, komputer, mikrofon, flip chart dengan lembar sobek, alat tulis. Saat mempersiapkan konferensi, periksa terlebih dahulu suara, pengoperasian peralatan video. Letakkan folder dengan rencana acara dan abstrak utama laporan di atas meja untuk para peserta.

6

Beri tahu peserta dan tamu konferensi tentang acara yang akan datang. Pembicara harus menjalani prosedur pra-registrasi wajib. Jika konferensi ini cukup besar, jangan lupa untuk mengundang perwakilan pers dan fotografer.

Saran yang berguna

Jika konferensi berlangsung cukup lama, pikirkan tentang minuman dan makanan. Anda bisa meletakkan botol air di atas meja untuk setiap peserta. Selama istirahat, para tamu dapat menikmati minuman panas dan makanan ringan bergaya prasmanan.